OCR-Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Automatische Datenextraktion aus eingehenden Rechnungen (PDFs, gescannte Papierrechnungen oder E-Mail-Anhänge).

OCR kann kritische Rechnungsfelder identifizieren und extrahieren – wie Rechnungsnummer, Datum, Einzelposten, Gesamtbetrag und Lieferantenname. In Kombination mit intelligenter Datenerfassung und Validierungsregeln ermöglicht dies die automatische Buchung in ERP-Systeme (z. B. SAP, Oracle). Es reduziert manuelle Dateneingabefehler, beschleunigt Zahlungszyklen und unterstützt die berührungslose Verarbeitung. Es ermöglicht auch eine bessere Transparenz des Cashflows und die Einhaltung von Audit-Anforderungen.

Digitalisierung und Indizierung von Papierdokumenten

Umwandlung großer Mengen an alten Papierdokumenten in durchsuchbare digitale Archive.

Viele Branchen (z. B. Recht, Behörden, Gesundheitswesen) führen umfangreiche Papierakten. OCR ermöglicht das Scannen und Konvertieren dieser Dokumente in vollständig durchsuchbaren Text, der indiziert und in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gespeichert werden kann. Dies erleichtert den schnellen Abruf, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO, HIPAA) und unterstützt die Notfallwiederherstellung durch digitale Backups.

Verifizierung von Ausweisdokumenten (Personalausweise, Reisepässe, Führerscheine)

Automatisierung der Datenerfassung aus Ausweisdokumenten für Onboarding, KYC oder Zugangskontrolle.

OCR kann strukturierte Daten aus verschiedenen Ausweisformaten extrahieren, einschließlich der MRZ (maschinenlesbare Zone) auf Reisepässen, Namen, Geburtsdaten und Dokumentennummern. In Kombination mit KI-Modellen oder Back-End-Validierungsdiensten unterstützt dieser Anwendungsfall das Kunden-Onboarding in den Bereichen Finanzen, Reisen und Gesundheitswesen. Es beschleunigt Identitätsprüfungen und reduziert gleichzeitig Betrug und menschliche Fehler.

Automatisierung der Poststelle

Automatisierung der Klassifizierung und Weiterleitung eingehender physischer oder gescannter Korrespondenz.

In zentralisierten digitalen Poststellen wird eingehende Post gescannt und mithilfe von OCR verarbeitet, um Dokumenttypen (z. B. Rechnungen, Ansprüche, Anträge) zu identifizieren und wichtige Metadaten (Absendername, Betreff, Referenznummer) zu extrahieren. Diese Informationen werden verwendet, um das Dokument automatisch an die richtige Abteilung oder den richtigen Workflow weiterzuleiten, wodurch Verzögerungen und manueller Sortieraufwand minimiert werden.

Formulardatenextraktion (Umfragen, Anträge, medizinische Formulare)

Lesen und Digitalisieren strukturierter oder semistrukturierter Daten aus Formularen.

OCR – insbesondere in Kombination mit intelligenter Zeichenerkennung (ICR) und maschinellem Lernen – kann Informationen aus gedruckten oder handschriftlichen Formularen extrahieren, z. B. Kundenanträge, Versicherungsansprüche oder Patientenaufnahmeformulare. Es ordnet Antworten Datenbankfeldern zu und ermöglicht so die automatisierte Formularvalidierung, eine schnellere Verarbeitung und Echtzeit-Analysen.

Dokumentenschwärzung und Compliance

Automatisches Erkennen und Schwärzen sensibler Informationen aus Dokumenten (z. B. Namen, Sozialversicherungsnummern, Kreditkartendaten).

OCR konvertiert gescannte Dokumente in Text, der dann mithilfe von Mustererkennung oder NLP analysiert werden kann, um persönlich identifizierbare Informationen (PII) oder sensible Begriffe zu erkennen. Automatisierte Schwärzungswerkzeuge schwärzen oder maskieren diese Elemente dann, um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie DSGVO, HIPAA oder PCI-DSS vor der Weitergabe oder Archivierung zu gewährleisten.

Scannen von Logistik- und Versandetiketten

Extrahieren von Tracking-Nummern, Adressen und Barcodes von gedruckten Versandetiketten.

In Lager- oder Logistikbetrieben lesen OCR-Systeme Versandetiketten auf Paketen oder Paletten und integrieren diese Daten in Bestands- und Transportmanagementsysteme. Dies beschleunigt die Sortierung, reduziert Fehlzustellungen und ermöglicht eine Echtzeit-Paketverfolgung ohne manuellen Eingriff.

Legal Discovery und Vertragsanalyse

Digitalisieren und Extrahieren von Klauseln, Bedingungen und Verpflichtungen aus gedruckten Rechtsverträgen.

OCR konvertiert gescannte Verträge in Text, der dann von NLP- oder Vertragsanalyseplattformen analysiert werden kann. Juristische Teams können wichtige Bedingungen (z. B. Verlängerungsdaten, Haftungen, Entschädigungen) über Tausende von Dokumenten hinweg identifizieren und so Due Diligence, regulatorische Audits und Risikobewertung unterstützen. Dies spart Zeit und verbessert die rechtliche Genauigkeit.

Digitalisierung von Krankenakten und Laborberichten

Extrahieren von Patienteninformationen und Laborergebnissen aus gescannten Krankenakten oder Testberichten.

OCR ermöglicht es Krankenhäusern und Kliniken, alte Patientendateien zu digitalisieren, wichtige Informationen (z. B. Testergebnisse, Diagnosen, Arztnotizen) zu extrahieren und in elektronische Patientenakten (EHR) zu integrieren. Dies gewährleistet die Kontinuität der Versorgung, eine bessere Durchsuchbarkeit und eine schnellere Reaktion in Notfällen.

Digitalisierung von Kontoauszügen und Stromrechnungen (für Kreditvergabe und Verifizierung)

Konvertieren gescannter Kontoauszüge oder Stromrechnungen in maschinenlesbare Daten.

Kreditgeber und Finanzinstitute verwenden OCR, um die Dokumentenprüfung während der Kredit- oder Kontoantragsverfahren zu automatisieren. Es extrahiert Transaktionsdetails, Kontonummern, Salden und Kundenadressen und beschleunigt so Hintergrundprüfungen, Erschwinglichkeitsanalysen und Betrugserkennung.