Các trường hợp sử dụng OCR

Xử lý Hóa đơn và Tự động hóa Thanh toán Phải trả

Tự động trích xuất dữ liệu từ các hóa đơn đến (PDF, hóa đơn giấy được quét hoặc tệp đính kèm email).

OCR có thể xác định và trích xuất các trường hóa đơn quan trọng—chẳng hạn như số hóa đơn, ngày tháng, các mục hàng, tổng số tiền và tên nhà cung cấp. Kết hợp với các quy tắc thu thập và xác thực dữ liệu thông minh, điều này cho phép tự động đăng lên các hệ thống ERP (ví dụ: SAP, Oracle). Nó làm giảm lỗi nhập dữ liệu thủ công, tăng tốc chu kỳ thanh toán và hỗ trợ xử lý không cần chạm. Nó cũng cho phép khả năng hiển thị dòng tiền tốt hơn và tuân thủ các yêu cầu kiểm toán.

Số hóa và Lập chỉ mục Tài liệu Giấy

Chuyển đổi khối lượng lớn hồ sơ giấy cũ thành kho lưu trữ kỹ thuật số có thể tìm kiếm được.

Nhiều ngành (ví dụ: pháp lý, chính phủ, chăm sóc sức khỏe) duy trì hồ sơ giấy mở rộng. OCR cho phép quét và chuyển đổi các tài liệu này thành văn bản có thể tìm kiếm đầy đủ, có thể được lập chỉ mục và lưu trữ trong các hệ thống quản lý tài liệu (DMS). Điều này tạo điều kiện truy xuất nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ quy định (ví dụ: GDPR, HIPAA) và hỗ trợ phục hồi sau thảm họa thông qua sao lưu kỹ thuật số.

Xác minh Giấy tờ Tùy thân (Thẻ ID, Hộ chiếu, Bằng lái xe)

Tự động hóa việc thu thập dữ liệu từ giấy tờ tùy thân để giới thiệu, KYC hoặc kiểm soát truy cập.

OCR có thể trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ nhiều định dạng ID khác nhau, bao gồm MRZ (vùng có thể đọc được bằng máy) trên hộ chiếu, tên, ngày sinh và số tài liệu. Kết hợp với các mô hình AI hoặc các dịch vụ xác thực phụ trợ, trường hợp sử dụng này hỗ trợ giới thiệu khách hàng trong lĩnh vực tài chính, du lịch và chăm sóc sức khỏe. Nó tăng tốc độ kiểm tra danh tính đồng thời giảm gian lận và lỗi của con người.

Tự động hóa Phòng thư

Tự động hóa việc phân loại và định tuyến thư từ vật lý hoặc đã quét đến.

Trong các phòng thư kỹ thuật số tập trung, thư đến được quét và xử lý bằng OCR để xác định các loại tài liệu (ví dụ: hóa đơn, yêu cầu bồi thường, đơn đăng ký) và trích xuất siêu dữ liệu chính (tên người gửi, chủ đề, số tham chiếu). Thông tin này được sử dụng để tự động định tuyến tài liệu đến đúng bộ phận hoặc quy trình làm việc, giảm thiểu sự chậm trễ và nỗ lực phân loại thủ công.

Trích xuất Dữ liệu Biểu mẫu (Khảo sát, Đơn đăng ký, Biểu mẫu Y tế)

Đọc và số hóa dữ liệu có cấu trúc hoặc bán cấu trúc từ các biểu mẫu.

OCR—đặc biệt khi kết hợp với nhận dạng ký tự thông minh (ICR) và máy học—có thể trích xuất thông tin từ các biểu mẫu in hoặc viết tay, chẳng hạn như đơn đăng ký của khách hàng, yêu cầu bồi thường bảo hiểm hoặc biểu mẫu tiếp nhận bệnh nhân. Nó ánh xạ các phản hồi vào các trường cơ sở dữ liệu, cho phép xác thực biểu mẫu tự động, xử lý nhanh hơn và phân tích theo thời gian thực.

Biên tập và Tuân thủ Tài liệu

Tự động phát hiện và biên tập thông tin nhạy cảm từ tài liệu (ví dụ: tên, số an sinh xã hội, chi tiết thẻ tín dụng).

OCR chuyển đổi tài liệu được quét thành văn bản, sau đó có thể được phân tích cú pháp bằng cách sử dụng nhận dạng mẫu hoặc NLP để phát hiện thông tin nhận dạng cá nhân (PII) hoặc các điều khoản nhạy cảm. Các công cụ biên tập tự động sau đó làm đen hoặc che các yếu tố này để đảm bảo tuân thủ luật bảo mật dữ liệu như GDPR, HIPAA hoặc PCI-DSS trước khi chia sẻ hoặc lưu trữ.

Quét Nhãn Vận chuyển và Hậu cần

Trích xuất số theo dõi, địa chỉ và mã vạch từ nhãn vận chuyển được in.

Trong các hoạt động kho bãi hoặc hậu cần, hệ thống OCR đọc nhãn vận chuyển trên các bưu kiện hoặc pallet và tích hợp dữ liệu đó với các hệ thống quản lý hàng tồn kho và vận chuyển. Điều này giúp tăng tốc độ phân loại, giảm thiểu việc giao hàng sai và cung cấp khả năng theo dõi gói hàng theo thời gian thực mà không cần can thiệp thủ công.

Khám phá Pháp lý và Phân tích Hợp đồng

Số hóa và trích xuất các điều khoản, điều kiện và nghĩa vụ từ các hợp đồng pháp lý được in.

OCR chuyển đổi hợp đồng được quét thành văn bản, sau đó có thể được phân tích bởi NLP hoặc các nền tảng phân tích hợp đồng. Các nhóm pháp lý có thể xác định các điều khoản chính (ví dụ: ngày gia hạn, trách nhiệm pháp lý, bồi thường) trên hàng nghìn tài liệu, hỗ trợ thẩm định, kiểm toán quy định và đánh giá rủi ro. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác pháp lý.

Số hóa Hồ sơ Chăm sóc Sức khỏe và Báo cáo Phòng thí nghiệm

Trích xuất thông tin bệnh nhân và kết quả xét nghiệm từ hồ sơ y tế hoặc báo cáo xét nghiệm được quét.

OCR cho phép các bệnh viện và phòng khám số hóa các tệp bệnh nhân cũ, trích xuất thông tin quan trọng (ví dụ: kết quả xét nghiệm, chẩn đoán, ghi chú của bác sĩ) và tích hợp chúng vào các hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR). Điều này đảm bảo tính liên tục của việc chăm sóc, khả năng tìm kiếm tốt hơn và phản hồi nhanh hơn trong các trường hợp khẩn cấp.

Số hóa Sao kê Ngân hàng và Hóa đơn Tiện ích (để Cho vay và Xác minh)

Chuyển đổi sao kê ngân hàng hoặc hóa đơn tiện ích được quét thành dữ liệu có thể đọc được bằng máy.

Người cho vay và các tổ chức tài chính sử dụng OCR để tự động hóa việc xác minh tài liệu trong quá trình đăng ký khoản vay hoặc tài khoản. Nó trích xuất chi tiết giao dịch, số tài khoản, số dư và địa chỉ khách hàng, giúp tăng tốc độ kiểm tra lý lịch, phân tích khả năng chi trả và phát hiện gian lận.